就職活動や転職活動をしていく中で、確実に採用担当者とメールでのやり取りが行われる機会があります。面接の日程の確認や調整、選考結果に対する返答、内定承諾や辞退など様々なシーンでメールの返信が必要になってくると思います。そこで相手方に失礼のないようにメールの書き方や例文を事前に学んでおくとスムーズなやり取りができます。

本記事では、学生時代に最終面接到達回数15社以上、内定企業10社以上獲得の経験と実際に企業で採用を担当して培ったノウハウを元に、皆様に自信を持って就職活動や転職活動に望めるような情報を提供したいと思っております。これから就職活動を控えている方や転職でのキャリアアップを考えている方へのヒントやモチベーションUPになれば幸いです。

Rei

学生時代は、IT、メーカー、金融、コンサルなど幅広い業界で就活活動をしていました。
現在はキャリアコンサルティングとして活動中です。

【就活・面接メール】絶対に間違えない！送り方を徹底解説　

　今回は、メールマナー、メール例文、印象を下げないためのポイント等を解説しながら他の候補者に差をつけるメール例文をパターン別にを紹介していきます。

最低限おさえておきたいメールマナーとは

　それではまず最初に、社会人として「最低限抑えておきたいメールのマナー」をご紹介いたします。WEBテストや書類選考を通過したら、その後は本格的に面接がスタートしていきます。その際には、企業の採用担当とメールで面接の注意事項や候補日などについてやり取りするケースが多くあります。そこで印象を下げないためにも、基本的なマナーを知っておくことはとても大切です。

基本的な件名について

　企業の採用担当がメールを受け取って最初に確認する場所はメールの件名です。ですので、メールの件名には分かりやすく、簡潔に「用件と名前」が書かれてあるとベストです。そうすることによって、誰からのメールなのか、どのような内容のメールなのかが一目で把握することが可能です。
　
　丁寧な印象を与えようとして、件名に「ご連絡ありがとうございます。」や「この度はありがとうございます。」などの文言を入れてしまう方もいますが、メールの内容が分かりにくくなってしまうので控えましょう。

　また、採用担当からのメールに返信する際に、「Re：」の扱いに迷ってしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、そのまま使用して返信して問題はありません。もし「Re：」が連続で続いてしまうような状態が起きたとしても問題はありません。

返信スピードを意識しよう

　メールの返信が早くて迷惑する人はいませんので、メールを受信したら「できるだけ早くその日のうちに返事をする」というのが一番いい印象を与えることができるでしょう。

面接の日程調整などが必要ですぐに返答できない場合は、「いついつまでには返信します。」といった内容のメールを送信しておくことで、相手方もしっかりと内容が伝わっているのかを確認することができるので安心します。

　しかし、メールの着信に気付いた時間帯が夜遅い場合などは、その日中に返信するのではなく、次の日の朝に返信するようにしましょう。

メールには予約送信機能が備わっていますので、時間指定をしておくことで送信忘れを防ぐことも可能です。ぜひ、活用してみてください。

本文の基本構成について

　メールを書く上で、重要なメールの構成について説明します。基本的な構成は、「宛先、挨拶、内容、締めの挨拶、署名」となりますのでよく覚えておきましょう。

宛先

　宛先を書く際には、株式会社を（株）と略して記載せず必ず正式名称で書きましょう。その後に、部署名や採用担当者の氏名を続けて記載します。もし、採用担当者がわからない場合は「採用ご担当者様」などと記載しましょう。

挨拶

　最初の書き始めは、「お世話になっております。」が無難で使いやすいワードです。その後に、「先日、一次面接して頂きました〇〇です。」などと続けて自己紹介をすると自然な流れになります。

内容

　分かりやすく、簡潔に内容を書くことがポイントです。改行や段落を変えたりして、伝えたい内容を記載することを心がけましょう。また、誤字脱字には気をつけましょう。

締めの挨拶

　最後の締めの挨拶では、「ご多忙の中、恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。」や「ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」などの文言を入れるとよいでしょう。

署名

　メールの内容が書き終わったら必ず署名を入れることを忘れないようにしましょう。署名欄には「名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。」また、メールの本文と署名が区別できるように「 - - - 」「 / / / 」などの記号を使い、分かりやすくなるように配慮しましょう。以上が基本的なメールの構成になります。

パターン別のメール例文を解説

　それでは、「面接日程の調整が必要な場合」「面接後の御礼メールを送る場合」「面接を辞退する場合」「内定を承諾する場合」などのパターンに分けてメールの例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

面接日程の調整が必要ない場合

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