就職活動や転職活動をしていく中で、確実に採用担当者とメールでのやり取りが行われる機会があります。面接の日程の確認や調整、選考結果に対する返答、内定承諾や辞退など様々なシーンでメールの返信が必要になってくると思います。そこで相手方に失礼のないようにメールの書き方や例文を事前に学んでおくとスムーズなやり取りができます。
本記事では、学生時代に最終面接到達回数15社以上、内定企業10社以上獲得の経験と実際に企業で採用を担当して培ったノウハウを元に、皆様に自信を持って就職活動や転職活動に望めるような情報を提供したいと思っております。これから就職活動を控えている方や転職でのキャリアアップを考えている方へのヒントやモチベーションUPになれば幸いです。
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この記事の目次
【就活・面接メール】絶対に間違えない！送り方を徹底解説
今回は、メールマナー、メール例文、印象を下げないためのポイント等を解説しながら他の候補者に差をつけるメール例文をパターン別にを紹介していきます。
最低限おさえておきたいメールマナーとは
それではまず最初に、社会人として「最低限抑えておきたいメールのマナー」をご紹介いたします。WEBテストや書類選考を通過したら、その後は本格的に面接がスタートしていきます。その際には、企業の採用担当とメールで面接の注意事項や候補日などについてやり取りするケースが多くあります。そこで印象を下げないためにも、基本的なマナーを知っておくことはとても大切です。
基本的な件名について
企業の採用担当がメールを受け取って最初に確認する場所はメールの件名です。ですので、メールの件名には分かりやすく、簡潔に「用件と名前」が書かれてあるとベストです。そうすることによって、誰からのメールなのか、どのような内容のメールなのかが一目で把握することが可能です。
丁寧な印象を与えようとして、件名に「ご連絡ありがとうございます。」や「この度はありがとうございます。」などの文言を入れてしまう方もいますが、メールの内容が分かりにくくなってしまうので控えましょう。
また、採用担当からのメールに返信する際に、「Re：」の扱いに迷ってしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、そのまま使用して返信して問題はありません。もし「Re：」が連続で続いてしまうような状態が起きたとしても問題はありません。
返信スピードを意識しよう
メールの返信が早くて迷惑する人はいませんので、メールを受信したら「できるだけ早くその日のうちに返事をする」というのが一番いい印象を与えることができるでしょう。
面接の日程調整などが必要ですぐに返答できない場合は、「いついつまでには返信します。」といった内容のメールを送信しておくことで、相手方もしっかりと内容が伝わっているのかを確認することができるので安心します。
しかし、メールの着信に気付いた時間帯が夜遅い場合などは、その日中に返信するのではなく、次の日の朝に返信するようにしましょう。
メールには予約送信機能が備わっていますので、時間指定をしておくことで送信忘れを防ぐことも可能です。ぜひ、活用してみてください。
本文の基本構成について
メールを書く上で、重要なメールの構成について説明します。基本的な構成は、「宛先、挨拶、内容、締めの挨拶、署名」となりますのでよく覚えておきましょう。
宛先
宛先を書く際には、株式会社を（株）と略して記載せず必ず正式名称で書きましょう。その後に、部署名や採用担当者の氏名を続けて記載します。もし、採用担当者がわからない場合は「採用ご担当者様」などと記載しましょう。
挨拶
最初の書き始めは、「お世話になっております。」が無難で使いやすいワードです。その後に、「先日、一次面接して頂きました〇〇です。」などと続けて自己紹介をすると自然な流れになります。
内容
分かりやすく、簡潔に内容を書くことがポイントです。改行や段落を変えたりして、伝えたい内容を記載することを心がけましょう。また、誤字脱字には気をつけましょう。
締めの挨拶
最後の締めの挨拶では、「ご多忙の中、恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。」や「ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」などの文言を入れるとよいでしょう。
署名
メールの内容が書き終わったら必ず署名を入れることを忘れないようにしましょう。署名欄には「名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。」また、メールの本文と署名が区別できるように「 - - - 」「 / / / 」などの記号を使い、分かりやすくなるように配慮しましょう。以上が基本的なメールの構成になります。
パターン別のメール例文を解説
それでは、「面接日程の調整が必要な場合」「面接後の御礼メールを送る場合」「面接を辞退する場合」「内定を承諾する場合」などのパターンに分けてメールの例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
面接日程の調整が必要ない場合
総務部人事課 採用担当
△△ △△様
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科の△△ △△と申します。
面接の日程についてのご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。
頂きました候補日の中から、以下でお伺いさせて頂けますでしょうか。
◎月◎日（◎）◎◎時から◎◎時
ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科
△△ △△（氏名）
携帯番号：080-1234-5678
メールアドレス：〇〇〇〇＠△△△△.ne.jp
----------------------------------------------------------------
面接日程の調整が必要な場合
総務部人事課 採用担当
△△ △△様
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科の△△ △△と申します。
WEBテストと書類選考の通過のご連絡誠にありがとうございます。
ご提示頂きました面接の日程についてですが、所用により貴社にお伺いすることが難しい状況でございます。誠に勝手なお願いで大変恐縮なのですが、もし可能であれば以下の日程の中で調整していただくことは可能でしょうか。
・◎月◎日（◎）◎◎時から◎◎時
・◎月◎日（◎）◎◎時から◎◎時
・◎月◎日（◎）◎◎時から◎◎時
・◎月◎日（◎）◎◎時から◎◎時
ご多忙中とは存じますが、ご検討頂きますよう
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科
△△ △△（氏名）
携帯番号：080-1234-5678
メールアドレス：〇〇〇〇＠△△△△.ne.jp
----------------------------------------------------------------
面接後の御礼メールを送る場合
総務部人事課 採用担当
△△ △△様
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科の△△ △△と申します。
本日はお忙しい中、貴重な面接の時間を頂き誠にありがとうございました。
△△様からお聞きした専門商社としての仕事内容が明確に理解できました。
また、本日のお話の中でもありました、「（例）今後の具体的な成長戦略について」のお話は大変興味深く御社で働かせて頂きたい気持ちがとても強くなりました。
まずは、面接の御礼を申し上げたくご連絡した次第でございます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本日は誠にありがとうございました。
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科
△△ △△（氏名）
携帯番号：080-1234-5678
メールアドレス：〇〇〇〇＠△△△△.ne.jp
----------------------------------------------------------------
面接を辞退する場合
総務部人事課 採用担当
△△ △△様
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科の△△ △△と申します。
大変申し訳ありませんが、本日は諸般の事情にて面接を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。
選考に際し貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ありません。重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科
△△ △△（氏名）
携帯番号：080-1234-5678
メールアドレス：〇〇〇〇＠△△△△.ne.jp
----------------------------------------------------------------
面接結果の問い合わせメールを送信する場合
総務部人事課 採用担当
△△ △△様
◎月◎日（◎）◎◎時から◎◎時から面接させて頂きました、
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科の△△ △△と申します。
過日はお忙しい中、貴重な面接の時間を頂き誠にありがとうございました。
大変恐れ入りますが、面接の結果はいつ頃お知らせ頂けますでしょうか。
お手数をおかけし恐縮ですが、
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科
△△ △△（氏名）
携帯番号：080-1234-5678
メールアドレス：〇〇〇〇＠△△△△.ne.jp
----------------------------------------------------------------
内定保留をする場合
総務部人事課 採用担当
△△ △△様
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科の△△ △△と申します。
本日は採用内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
大変光栄でございます。
早速、内定承諾のお返事をさせて頂きたいのですが、大変恐縮なのですが、
他社の選考が残っておりますため、◎月◎日まで返答の猶予を頂けませんでしょうか。
そちらの結果をもって判断させて頂ければ幸いです。
貴社に大変魅力を感じておりますが、就職活動を悔いのないように全うしたいという気持ちが強くありますため、このようなお願いをさせて頂いた次第です。
私事の都合で大変恐縮ですが、
ご検討の程何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科
△△ △△（氏名）
携帯番号：080-1234-5678
メールアドレス：〇〇〇〇＠△△△△.ne.jp
----------------------------------------------------------------
内定を承諾する場合
総務部人事課 採用担当
△△ △△様
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科の△△ △△と申します。
この度は、採用内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げるとともに、謹んでお受けいたします。
今までの経験を生かし、貴社に貢献できるように努力して参ります。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部 〇〇学科
△△ △△（氏名）
携帯番号：080-1234-5678
メールアドレス：〇〇〇〇＠△△△△.ne.jp
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印象を下げないためのポイントとは
皆さんはパターン別のメール例文で基本的なメールの送り方を理解できたと思います。それでは、相手方の印象を下げないポイント5つを紹介いたします。
敬語が正しく使えている
メールは書いた内容が記録として残ってしまうので、正しい言葉遣いを使用するようにしましょう。心配な場合は必ず正しいか調べてから送信しましょう。
誤字脱字がない
こちらも基本的なことですが、メールを送信する際は誤字脱字がないように必ず確認しましょう。誤字脱字があると雑な人なのかな？と悪いイメージを与えてしまう可能性があります。
改行や段落が適切に使われている
読みやすい文章構成でメールを書くことを心がけるようにしてください。また、PCで表示される文章は表示される時に横長になると読みにくくなってしまいます。ですので、スマートフォンでメールを作成する場合は改行や段落に注意して作成してください。
絵文字や装飾文字は使わない
当たり前のことですが、ビジネスシーンでのメールでは絵文字や太文字などの装飾文字の使用はマイナスの印象を与えてしまいます。チャットと同じ感覚でメールを送信しないようにしましょう。
シンプルなメールアドレスを使う
就職活動ではGmailなどのフリーアドレスがとても便利ですので是非取得をおすすめします。その際に設定するアドレス名はシンプルな名前だけで設定する方が好印象になります。以上が、相手方の印象を下げない5つのポイントでした。
まとめ
本記事では企業で実際に採用を経験した私が、「絶対に間違えないメールの送り方」を徹底解説してきました。これらのメールの基本的な送り方やポイントがこれから就職活動でメールを送らなければならない方の助けに少しでもなれば幸いです。就活活動におけるメールで最も大切なことは、真摯な言葉で誠意を伝えるように書くということです。最後までお読み頂きありがとうございました。この記事が就職活動をしている方々の成功に繋がれば嬉しい限りです。
